Alsama Group: سایت دوزبانه و CRM اختصاصی این مجموعه

چالش

Alsama Group در دبی به مردم کمک می‌کند شرکت ثبت کنند، اقامت بگیرند، حساب بانکی باز کنند، اظهارنامهٔ مالیاتی‌شان را ثبت کنند و ملک بخرند. در عمان هم کارهای ثبت شرکت و اقامت را انجام می‌دهد و همهٔ این‌ها را روی alsamainvest.com به دو زبان انگلیسی و فارسی برای عموم شرح می‌دهد. هر یک از این خدمات به مدارکی از مشتری نیاز دارد که بسیاری‌شان تاریخ انقضا دارند. تیم پرونده‌های مشتریان را در یک ابزار مدیریت کار گفت‌وگومحور پیش می‌برد؛ در آنجا تاریخ انقضای یک لایسنس یا کارت شناسایی فقط متنی ساده در دل یک پیام بود و یادآوری تمدیدش هم وظیفه‌ای بود که کسی باید به‌صورت دستی تعریفش می‌کرد. آن ابزار پایپ‌لاین فروش نداشت و داده‌ها فقط به شکل نسخهٔ چاپی از آن بیرون می‌آمد. این مجموعه اظهارنامه‌های VAT و مالیات بر شرکت‌ها را هم برای مشتریانش ثبت می‌کند و دیر ثبت کردن اظهارنامهٔ VAT برای مشتری جریمه به دنبال دارد، پس برای هر مشتری مشمول VAT در هر دوره یک یادآوری لازم بود. این CRM اختصاصی باید فارسی را در اولویت می‌گذاشت، کار روزانهٔ تیم را کنار مشتریان مجموعه نگه می‌داشت و به روی هیچ‌کسی که مجموعه تأییدش نکرده بود باز نمی‌شد.

کاری که کردیم

برای CRM کار را با پژوهش شروع کردیم: ابزاری را که تیم با آن کار می‌کرد، نظر کاربرانش دربارهٔ آن و ابزارهای رقیبش را بررسی کردیم و حاصل را در سند مشخصاتی نوشتیم که می‌گوید سیستم جدید چه چیزهایی را باید نگه دارد و چه چیزهایی را باید اصلاح کند. این CRM یک اپلیکیشن Next.js روی پایگاه دادهٔ Supabase است و همان رنگ‌های سایت عمومی را دارد؛ زبان پیش‌فرضش فارسی با تقویم شمسی است و انگلیسی هم کنارش هست. پایگاه داده، نه منو، تعیین می‌کند هر یک از پنج نقش چه چیزهایی را می‌تواند ببیند: امنیت سطح ردیف روی هر ۴۸ جدول فعال است و تا مالک یا مدیر حساب تازه‌ای را تأیید نکند، هیچ دری به روی آن باز نمی‌شود. پروندهٔ هر مشتری یک خط زمانی است که تیم در آن می‌نویسد، و هر بار که مشخصات مشتری ویرایش شود، مرحلهٔ یک معامله عوض شود یا وضعیت یک وظیفه تغییر کند، خود پایگاه داده سطری به آن اضافه می‌کند؛ برای همین هیچ کاربری نمی‌تواند این سطرها را جعل کند. مدارک با نوع، شماره و تاریخ‌هایی که رویشان چاپ شده ثبت می‌شوند، و یک زمان‌بند درون خود پایگاه داده هر دقیقه پیگیری‌ها و تمدیدهایی را که موعدشان رسیده پیدا می‌کند و برای مسئول هر کدام وظیفه می‌سازد. دوره‌های VAT و مالیات بر شرکت‌ها از دورهٔ VAT و پایان سال مالی هر مشتری ساخته می‌شوند و پیش از هر مهلت، یادآوری در سه مرحله می‌رسد.

چه چیزی ساختیم

• سایت عمومی به دو زبان انگلیسی و فارسی، با کلید تغییر زبان در هر صفحه
• یک CRM اختصاصی روی crm.alsamainvest.com از ۱۱ اکتبر ۲۰۲۶
• CRM با اولویت فارسی، راست‌به‌چپ و با تاریخ شمسی
• تا مالک یا مدیر حساب را تأیید نکند، دسترسی به CRM باز نمی‌شود
• تاریخ‌های انقضا که خودبه‌خود به وظیفهٔ تمدید تبدیل می‌شوند
• مهلت‌های VAT و مالیات بر شرکت‌ها، با یادآوری سه‌مرحله‌ای

نتیجه

این CRM در ۱۱ اکتبر ۲۰۲۶ روی crm.alsamainvest.com راه‌اندازی شد؛ مدارک مشتریان، تمدیدها و بخش VAT و مالیات بر شرکت‌ها در ۱۳ اکتبر به آن اضافه شدند، و یادآوری سالانه برای به‌روزرسانی پروفایل مالیاتی هر مشتری و ثبت اظهارنامهٔ سالانه هم در ۱۵ اکتبر به درخواست تیم به آن افزوده شد. پشت صفحهٔ ورودش ۱۴ صفحه هست و رابط کاربری‌اش در هر زبان ۲٬۱۱۹ عبارت دارد. از فهرست مشتریان و شرکت‌ها می‌شود فایل CSV گرفت، و مالک یا مدیر می‌تواند مشتریان، معاملات، پیش‌فاکتورها، وظایف، پیام‌ها و سوابق مدارک سازمان را یک‌جا در قالب یک فایل JSON دانلود کند. صفحهٔ ورود از موتورهای جست‌وجو می‌خواهد آن را نمایه نکنند، و پشت آن هیچ‌چیز به روی حسابی که مجموعه تأییدش نکرده باز نمی‌شود. این مجموعه روی alsamainvest.com به دو زبان انگلیسی و فارسی با مردم روبه‌رو می‌شود و تیمش پشت صفحهٔ ورود crm.alsamainvest.com، با همان رنگ‌ها، کار می‌کند.

بخش‌های سیستم

سایت عمومی

سایت عمومی Alsama Group، یعنی alsamainvest.com، دوزبانه است: انگلیسی از چپ به راست و فارسی از راست به چپ، و در هر صفحه کلید تغییر زبان دارد. خدماتش در پنج دسته چیده شده‌اند، از ثبت شرکت و اقامت دبی و امارات تا خدمات بانکی و املاک دبی، و کنار آن‌ها راهنمایی دربارهٔ مالیات و VAT امارات و بخشی دربارهٔ عمان هم دارد. بازدیدکننده می‌تواند به هر دو زبان در سایت جست‌وجو کند، املاک منتخب دبی را بر اساس نوع و منطقه فیلتر کند، برآورد هزینه و زمان خدمات اصلی را بخواند و با فرم یا از طریق WhatsApp درخواست مشاوره بدهد؛ تاریخ مقاله‌های فارسی هم به تقویم شمسی است. دور از دید عموم، تیم این مجموعه در CRM اختصاصی خودش کار می‌کند که در ادامه آمده است.

مشاهدهٔ alsamainvest.com

CRM اختصاصی: مشتریان، مدارک، فروش و مالیات

Alsama Group روی crm.alsamainvest.com یک CRM اختصاصی دارد که برای خود این مجموعه ساخته شده و به فارسی و انگلیسی کار می‌کند. این نیمهٔ آن به مشتریان مجموعه می‌پردازد: کارت مشتری کنار خط زمانی پرونده‌اش می‌نشیند، مدارک همسر و فرزندان در همان پروندهٔ خانواده نگه داشته می‌شود، و هر معامله نشان می‌دهد خدماتش چه مدارکی لازم دارند و کدام‌ها رسیده‌اند. هر خط خدمت، از ثبت شرکت تا مالیات، پایپ‌لاین فروش خودش را دارد، پیش‌فاکتورها مستقیم از مرورگر چاپ می‌شوند، و صفحهٔ مالیات اظهارنامه‌های VAT و مالیات بر شرکت‌ها را بر اساس ماه سررسیدشان کنار هم می‌چیند. صفحهٔ ورودی که در تصویر اول می‌بینید چهرهٔ عمومی این CRM است. تصویرهای صفحه‌های پشت آن با دادهٔ نمونهٔ خود CRM گرفته شده‌اند، برای همین هیچ نام یا عددی در آن‌ها به یک مشتری واقعی تعلق ندارد. تصویر آخر همان بورد معاملات را به فارسی و راست‌به‌چپ نشان می‌دهد، همان‌طور که همهٔ صفحه‌ها به فارسی هم کار می‌کنند.

Supabase Storagepg_cronمشاهدهٔ crm.alsamainvest.com

وظایف، پروژه‌ها، تقویم، گفت‌وگو و گزارش‌ها

نیمهٔ دیگر CRM همان جایی است که تیم هر روز در آن کار می‌کند. وظایف به شکل فهرست یا بورد دیده می‌شوند و روی تقویم هم می‌آیند، با زیروظیفه، چک‌لیست، تأییدکننده و یادآوری‌هایی که سر وقت می‌رسند، و پروژه‌ها کارهای بلندمدت‌تر را کنار هم جمع می‌کنند. بخش گفت‌وگو کانال‌ها و پیام‌های مستقیم دارد و هر پیام تازه همان لحظهٔ ارسال روی صفحه می‌آید؛ هر پیامی را هم می‌شود به وظیفه تبدیل کرد، و تقویم میان تاریخ شمسی و میلادی جابه‌جا می‌شود. مدیران و سرپرستان گزارش قیف فروش، عملکرد تیم و منابع سرنخ را می‌بینند و از هر گزارش می‌توانند خروجی CSV بگیرند. تصویرهای زیر هم همان دادهٔ نمونه را نشان می‌دهند.

Supabase RealtimeRecharts